Примеры работы «1C-Битрикс24»

Впровадження корпоративного порталу для ГК «ФАКТОР»

Клієнт:

Група компаній “Фактор” – один із лідерів українського ринку видавничих, поліграфічних та консалтингових послуг. Розпочавши свою діяльність в далекому 1991 році з проведення семінарів для бухгалтерів і підприємців, компанія зуміла побудувати успішний та процвітаючий бізнес, який відомий не лише в Україні, але й далеко за її межами.

Група компаній “Фактор” сьогодні це:

• 14 000 м2 виробних площ

• 1 000 000 реалізованих книжок на рік

• 12 фірмових магазинів

• 450 000 000 книг, газет і журналів

• 27 країн в яких читають продукцію компанії

• 1400 працівників
  

Опис проекту:

Працюючи не перший рік на ринку та маючи складну систему управління, клієнт прекрасно розумів важливість та складність побудови ефективних комунікацій в компанії.

Саме тому ключовою метою проекту стало створення сучасного корпоративного ресурсу для об’єднання різних працівників в єдиному інформаційному просторі та організації їхньої спільної роботи. З огляду на масштаби бізнесу, попередній досвід клієнта та комплексність поставленого завдання, було вирішено реалізовувати проект на базі платформи “1С-Бітрікс: Корпоративний портал”.

Деякі підприємства групи вже користувалися хмарним рішенням Бітрікс24, тому на першому етапі впровадження проекту було перенесено інформацію з хмарного порталу на локальну версію.  Далі в рамках проекту було впроваджено модулі для організації комунікацій, інформування працівників, планування та контролю завдань, спільної роботи над документами та проектами, автоматизації бізнес-процесів та інші.

Окремо було доопрацьовано дизайн живої стрічки та  механізм делегування бізнес процесів; розроблено окремий інтерфейс для масового редагування даних користувачів та завантаження новин з головного сайту компанії; створено та організовано роботу єдиного реєстру регламентуючих документів.

Корпоративний портал компанії ГК “Фактор” сьогодні це: 

• 7 компаній

• 50+ підрозділів

• 500+ користувачів

• 60+ бізнес-процесів

• 47 задіяних модулів

• 32653 чатів

• 17 000 завдань

Історія впровадження:

1.  Вибір рішення

Звернувшись до нас у 2016 році, ГК “Фактор” чітко усвідомлювала необхідність впровадження сучасного корпоративного порталу в компанії. За останні роки клієнт встиг спробувати декілька готових рішень та навіть розробляв власне. Але якщо готові рішення не задовольняли функціоналом, то власне потребувало значних витрат на підтримку та удосконалення. В 2015 році клієнт спробував протестувати Бітрікс24 на декількох підприємствах і зрозумів, що знайшов оптимальний інструмент для себе. Нам залишалося лише обрати редакцію та проконсультувати клієнта з питань доопрацювання порталу. Проаналізувавши вимоги та особливості управління компанією, було вирішено обрати редакцію “1С-Бітрікс: Корпоративний портал”, яка і була успішно впроваджена.

До процесу вибору рішення ми підходили дуже уважно та обережно. Ми чудово знали з власного досвіду наскільки важливо отримати швидкий ефект від впровадження нового інструменту. Якщо користувачі не відчувають користі вже на старті проекту, то змусити їх працювати в порталі буде дуже важко. Але з Бітріксом таких проблем не виникало взагалі. Ми лише зареєстрували декілька підприємств в Бітрікс24, і працівники відразу ж почали активно його використовувати. Нам навіть не довелося проводити додаткове навчання чи пояснення – для користувачів все було зрозуміло на інтуїтивному рівні. Через деякий час працівники самі почали говорити про необхідність впровадження інструменту в усій компанії.

Сергій Цикунов

Директор з інформаційних технологій

2. Підготовка до впровадження

Впровадження будь-якого інструменту автоматизації – це завжди стрес для компанії та її працівників. Нові інтерфейси, невідомий функціонал, зміни в порядку роботи завжди викликають супротив та трішки лякають працівників. В такій ситуації успіх проекту залежить від готовності вищого керівництва до змін та правильності побудови процесу впровадження. Розуміючи масштаби ГК “Фактор” та обсяги впровадження, ми приділили значну увагу саме підготовці. Попередньо було зібрано всі вимоги клієнта та побажання працівників, які вже встигли попрацювати з хмарною версією порталу. На основі цієї інформації разом з представниками замовника було розроблено план реалізації проекту, який побудували за принципом від простого до складного. Спочатку  впроваджувалися звичні для всіх модулі комунікацій та постановки завдань і лише після цього ми переходили до більш складних модулів. Такий підхід дозволяє наочно продемонструвати ефективність корпоративного порталу та зацікавити користувачів.

Паралельно з підготовкою плану впровадження наші технічні спеціалісти готували інфраструктуру для реалізації проекту. З огляду на необхідність одночасного використання корпоративного порталу та його доопрацювання під вимоги клієнта, було підготовлено два сервери для робочої та тестової версії порталу. Тестовий портал був розгорнутий на обладнанні Amazon та показав неймовірний індекс продуктивності – 90.

В подальшому такий підхід дозволив нам розробляти та тестувати додатковий функціонал без втручання в роботу корпоративного порталу клієнта. 

3. Перші кроки в системі

Беззаперечна перевага використання Корпоративного порталу компанії Бітрікс – це швидкість його впровадження. Нам знадобився всього місяць для повноцінного запуску базового функціоналу. За цей час нам вдалося:

• розгорнути та налаштувати корпоративний портал на сервері;

• перенести всю інформацію з хмарних рішень на локальну версію;

• завантажити користувачів;

• побудувати структуру компанії;

• інтегрувати портал з сайтом компанії;

• запустити функціонал для інформування користувачів, організації комунікацій в компанії, постановки та контролю завдань, роботи над проектами.

В перший місяць впровадження клієнт отримав 70% необхідного функціоналу та зацікавленість працівників. Більше не потрібно було пояснювати всім, навіщо компанії потрібний Корпоративний портал.

4.  Доопрацювання функціоналу

Після першої швидкої перемоги наставав час адаптації порталу до вимог замовника. З огляду на особливості організаційної структури компанії нам довелося доопрацювати базовий механізм делегування бізнес-процесів.  Працівники отримали можливість делегувати БП між відділами та навіть підприємствами компанії, не зважаючи на рівні підпорядкованості. 

Додатково нам довелося вирішувати питання з завантаженням користувачів. Оскільки компанія не використовувала 1С, а в Active Directory зберігалась інформація не про всіх працівників, ми розробили власне рішення для завантаження користувачів та масового редагування їхніх даних.

Одним із недоліків Бітріксу є відсутність можливості створення друкованих форм. Тому нам довелося розробити друковані форми для цілої низки бізнес-процесів та модуля проведення нарад. В результаті користувачі системи отримали можливість друкувати листи погодження, кадрові накази, протоколи нарад та агенди безпосередньо з корпоративного порталу.

5.  Автоматизація процесів

ГК “Фактор” прекрасно усвідомлювала необхідність автоматизації рутинних операцій в компанії. Тому питання впровадження модуля “Бізнес-процеси” активно обговорювалося з самого початку проекту. Загалом було розроблено понад 60 бізнес-процесів. Погодження договорів, прийом нових працівників, робота з вхідною та вихідною кореспонденцією, оплата рахунків, замовлення автотранспорту,  оформлення відряджень... Це лише частковий список бізнес-процесів, які вдалося автоматизувати.

Сам процес розробки бізнес-процесів проходив в декілька етапів. На першому етапі аналізувалися алгоритм та проводилися обговорення процесу з безпосередніми учасниками. Другий етап включав розробку та тестування розробленого рішення. На третьому етапі бізнес-процеси переносилися на робочу версію порталу та запускалися в тестовому режимі. І лише після цього бізнес-процеси вводилися в експлуатацію. Такий підхід дозволяв нам постійно залучати користувачів до розробки та уникнути ситуації, коли процес не використовується через його невідповідність реальному стану речей.

6.  Результати впровадження

Найкращий показник якості впровадження – це рівень задоволення користувачів. На момент завершення нашого проекту в системі активно працювало понад 300 осіб. Щоденно користувачі створювали завдання, завантажували нові документи, запускали бізнес-процеси, планували наради, контролювали роботу своїх відділів та спілкувалися з колегами в рамках корпоративного порталу. Чесно кажучи, ми були приємно враженні, з якою легкістю користувачі почали використовувати портал.

В результаті впровадження нам вдалося організувати роботу семи підприємств на одній платформі, пришвидшити виконання рутинних операцій, централізувати внутрішні комунікації компанії та створити єдину базу регламентуючої документації.

Рішення “1С-Бітрікс: Корпоративний портал” повністю виправдало очікування клієнта та підтвердило статус лідера.